지난 1부에서 설명한 대로, ‘스마트워킹’을 위해서는 그에 맞는 ‘스마트한 준비’가 필요하다. 스마트폰이나 태블릿PC 등을 사용하고 있다면 이미 절반은 준비가 완료된 상태라 할 수 있다. 나머지 절반은 언제 어디서든 효율적으로 업무를 처리하겠다는 ‘스마트’한 생각과 이를 뒷받침할 ‘클라우드’형 업무 환경으로 채우면 된다.
1) 스마트워크의 시작은 ‘철저한 자기관리’
언제 어디서든 업무를 처리한다는 점에서 스마트워크를 위한 첫번째 조건은 자신의 업무를 철저히 제어하고 관리하는 자기관리 능력이라 할 수 있다. 즉 업무 시간과 휴식(퇴근) 시간, 장소 등을 명확하게 구분하기 보다는 집중도와 효율성이 높은 시간대와 장소를 선택해 업무 역량을 극대화하는 것이 스마트워크의 시작이다. 그러려면 업무 외 ‘주변 잡것’의 유혹을 떨쳐낼 수 있어야 한다. 아무래도 상사나 상관의 시야에서 벗어나는 만큼, 업무 처리에 조금이라도 방해될 유혹(주식, 게임, 동영상/사진 관람 등)을 스스로 억제할 수 있어야 한다. 스마트워크는 이렇듯 자신과 업무에 대한 신뢰와 확신이 뒷받침되지 않으면 나태해 질 가능성이 높다.
2) 즉시 사용할 수 있는 모바일 기기
스마트워크를 위해서는 수초 이내에 즉시 업무 처리가 가능한 모바일 기기가 필요하다. 스마트폰이든 태블릿PC처럼 필요에 따라 언제 어디서든 3초 이내에 해당 업무 콘텐츠를 다룰 수 있어야 한다. 즉 원하는 정보를 인터넷에서 검색하거나, 이메일을 확인, 답장을 보내고 순간적으로 떠오른 아이디어를 3초 이내에 기록/정리할 수 있어야 한다. 기기와 함께 스마트폰/태블릿PC의 데이터 요금제도 살펴 볼 필요가 있다. 언제 어디서든 대용량 문서나 이메일, 동영상 자료 등을 자유롭게 확인하려면 아무래도 ‘무제한 데이터 요금제’가 적합하다.
3) 스마트워크용 스마트 앱
다만 하루에도 수십, 수백 개씩 쏟아지는 앱(어플리케이션)을 다 사용할 필요 없고, 스마트한 업무처리를 위한 필수 앱 몇 가지만 챙기면 된다. 그 중 이메일 관련 앱이 가장 중요하다. 구글 안드로이드 기반의 ‘G메일’이 스마트워크형 이메일 앱의 표본이다. G메일은 PC 웹브라우저뿐 아니라 스마트폰, 태블릿PC 등의 모바일 기기용 앱도 무료로 제공되어 기기를 가리지 않고 언제 어디서든 메일을 읽고 쓸 수 있다.
메모 및 문서 작성 앱도 준비해야 한다. 스마트폰 등으로 작성한 문서를 집이나 사무실 PC로 그대로 확인할 수 있어 편리하다. ‘에버노트’나 ‘스프링노트’가 대표적이며, 특히 에버노트는 현재 사용되는 거의 대부분의 IT 기기를 지원하고 있어 대단히 유용하다. 또한 이들 앱은 데이터가 모두 인터넷 저장소에 저장되니, 혹 기기를 분실하더라도 다른 기기를 통해 안전하게 접근할 수 있다.
여기에 일정관리 앱까지 추가하면 좋다. 스마트폰 하나로 업무 및 개인 일정을 온라인으로 실시간 등록·확인하며 조율할 수 있기 때문이다. ‘구글 캘린더’나 ‘MS아웃룩’ 등이 주로 사용되며, 이 중 구글 캘린더 역시 PC용 웹브라우저, 스마트폰/태블릿PC 앱 등을 통해 완벽하게 동기화(sync)되어 대단히 편리하다.
이외에 오피스 문서를 확인/수정할 수 있는 ‘오픈오피스’나 자신의 생각이나 아이디어를 그림으로 그려 정리하는 ‘마인드맵’, 프리젠테이션을 위한 ‘키노트’, 명함을 스캔하여 연락처를 등록하는 ‘명함스캐너’ 등 스마트워크를 위한 업무용 앱은 다양하게 존재한다.
4) 언제 어디서든 접근할 수 있는 클라우드 저장소
위 앱을 통해 스마트하게 작업한 결과를 스마트폰이나 태블릿PC에만 저장해 두는 건 전혀 스마트하지 못하다. 언제 어디서든 업무 처리가 가능하려면 인터넷을 통해 데이터에 접근할 수 있어야 하는데, 이 때는 클라우드(Cloud) 저장 서비스를 활용하면 된다. 즉 인터넷 상 일정 공간의 저장소를 마련하고 여기에 주요 업무 데이터를 저장, 접근하여 스마트폰이나 태블릿PC, 노트북, 데스크탑 등에서 언제든 사용하는 방식이다. 이러한 클라우드 저장 서비스는 데이터의 분실, 손상의 우려도 적어 스마트워크에는 안성맞춤이다. 전세계적으로 ‘드롭박스’가 가장 널리 사용되며, 국내에서는 ‘KT U클라우드’, ‘네이버 N드라이브’, ‘MS 스카이드라이브’ 등이 인기가 높다. 단 사용 용량에 따라 유료·무료로 나뉜다.
이상의 준비물을 갖췄다면 스마트워크를 위한 초석은 든든히 다진 셈이다. 이제 실제로 업무에 적용하면 된다. 다음 회에서는 위의 이메일, 문서 작성, 일정 관리, 데이터 저장용 각 앱의 간단한 사용방법에 대해 알아본다.
글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)
